Créer une opportunité. Affecter un prospect. Programmer une tâche. Signaler un devis à relancer. Mettre à jour certaines informations.
Une partie de ces actions peut être exécutée automatiquement lorsque les règles du processus commercial sont suffisamment claires.
Biz Consulting aide les TPE et PME en Guyane à automatiser les étapes répétitives de leur suivi commercial afin de réduire les oublis et fluidifier le traitement des opportunités.
LE PROBLÈME
Plus votre activité génère d’opportunités, plus les petites actions de suivi s’accumulent.
Un nouveau prospect arrive.
Il faut l’enregistrer.
Prévenir la bonne personne.
Créer une tâche.
Mettre à jour son statut.
Prévoir une relance.
Puis répéter exactement la même mécanique pour le prospect suivant.
Lorsque toutes ces actions reposent sur des manipulations manuelles, deux problèmes apparaissent progressivement :
du temps est consommé sur des tâches à faible valeur ;
certaines actions finissent par être oubliées.
L’automatisation commerciale permet de déléguer certaines de ces actions au système.
Ressource associée :Quelles tâches commerciales peut-on automatiser dans une TPE ?
QUE PEUT-ON AUTOMATISER DANS UN PROCESSUS COMMERCIAL ?
Les tâches prévisibles sont généralement les premières candidates.
Selon le fonctionnement de l’entreprise, il peut être pertinent d’automatiser certaines actions.
À l’arrivée d’un prospect
Une demande provenant d’un formulaire peut créer automatiquement une opportunité et l’affecter à la bonne personne.
Pendant le suivi
Un changement d’étape peut déclencher une tâche ou une notification.
Après une proposition
Une échéance de suivi peut être créée afin d’éviter qu’un devis reste sans action.
Lorsqu’une opportunité évolue
Certaines informations peuvent être mises à jour ou transmises à d’autres outils.
Pour le pilotage
Des informations peuvent être centralisées afin de faciliter le suivi de l’activité commerciale.
L’objectif n’est pas d’automatiser toutes les interactions.
Il est d’éviter qu’une tâche prévisible dépende inutilement de la mémoire d’une personne.
LES POINTS DE FRICTION
Votre suivi commercial peut probablement être automatisé en partie si…
chaque nouveau prospect doit être enregistré manuellement ;
plusieurs personnes doivent être prévenues lorsqu’une demande arrive ;
vos commerciaux doivent créer eux-mêmes toutes leurs tâches de suivi ;
certains devis ne sont jamais relancés ;
des opportunités restent trop longtemps dans une étape sans alerte ;
les mêmes informations sont saisies plusieurs fois ;
vous devez régulièrement vérifier manuellement les prospects oubliés ;
plusieurs outils contiennent les mêmes données sans communiquer entre eux ;
les étapes du processus sont claires mais leur exécution reste répétitive ;
votre équipe consacre trop de temps à administrer le suivi plutôt qu’à vendre.
Ressource pratique :Checklist — Quelles étapes de votre processus commercial mérite-t-il d’automatiser ?
NOS LEVIERS D’INTERVENTION
Structuration du processus
Une automatisation ne corrige pas un processus commercial mal défini.
Avant toute automatisation, nous vérifions que les étapes, responsabilités et actions attendues sont suffisamment claires.
Qui reçoit l’opportunité ?
Quand est-elle qualifiée ?
Quelle action doit suivre ?
À quel moment doit-elle changer d’étape ?
Quand faut-il relancer ?
Quand doit-elle être clôturée ?
Lorsque ces règles sont floues, nous les structurons avant d’automatiser.
Lien utile :Pipeline commercial
Déclencheurs
Identifier les événements qui doivent provoquer une action.
Une automatisation commerciale repose généralement sur un événement identifiable :
un formulaire est envoyé ;
une opportunité est créée ;
une étape change ;
une échéance arrive ;
une proposition est envoyée ;
une opportunité reste inactive pendant une période définie.
Cet événement peut ensuite déclencher une action appropriée.
Tâches & notifications
Faire remonter automatiquement ce qui nécessite une intervention humaine.
L’automatisation ne doit pas nécessairement agir à la place du commercial.
Elle peut simplement lui indiquer :
« Cette opportunité nécessite ton attention maintenant. »
C’est particulièrement utile pour les relances ou les opportunités qui stagnent.
Lien utile :Relances commerciales
CRM & circulation de l’information
Éviter les doubles saisies et les ruptures entre outils.
Lorsqu’un CRM est utilisé, certaines informations peuvent être intégrées ou mises à jour automatiquement selon les outils disponibles.
Le CRM devient ainsi le point central du suivi plutôt qu’un logiciel supplémentaire que l’équipe doit alimenter manuellement en permanence.
Lien utile :CRM pour TPE et PME en Guyane
Contrôle & exceptions
Automatiser le prévisible sans perdre le contrôle sur les situations particulières.
Toutes les opportunités ne suivent pas exactement le même parcours.
Nous cherchons donc à prévoir :
ce qui peut être automatisé ;
ce qui nécessite une validation ;
ce qui doit déclencher une alerte ;
et ce qui doit rester entièrement humain.
NOTRE APPROCHE
Nous n’automatisons pas un processus simplement parce que c’est techniquement possible.
Nous automatisons lorsqu’il existe un gain opérationnel identifiable.
Avant de construire une automatisation commerciale, nous cherchons à déterminer :
Quelle tâche se répète réellement ?
Combien de fois est-elle effectuée ?
Quel problème crée son exécution manuelle ?
La règle permettant de l’automatiser est-elle suffisamment claire ?
Que se passe-t-il en cas d’exception ?
Quel bénéfice l’entreprise doit-elle obtenir ?
Cette approche permet d’éviter les systèmes complexes qui coûtent davantage de temps à maintenir qu’ils n’en économisent.
CE QUE NOUS CHERCHONS À AMÉLIORER
L’automatisation doit rendre le processus commercial plus fiable.
Selon votre situation, nous pouvons notamment chercher à réduire :
tâches administratives répétitives ;
saisies manuelles ;
oublis de suivi ;
opportunités sans prochaine action ;
délais de traitement ;
informations dispersées ;
temps consacré à la gestion du CRM.
Et améliorer :
rapidité de prise en charge ;
régularité des relances ;
respect du processus commercial ;
traçabilité des opportunités ;
disponibilité des équipes commerciales ;
visibilité sur les actions à réaliser.
RESSOURCES POUR AUTOMATISER VOTRE SUIVI COMMERCIAL
Guide
Quelles tâches commerciales peut-on automatiser dans une TPE ?
Identifier les actions répétitives qui peuvent être exécutées automatiquement sans dégrader la relation commerciale.
Analyse
Faut-il automatiser ses relances commerciales ?
Comprendre quelles relances peuvent être automatisées et lesquelles méritent une intervention humaine.
Guide
Comment automatiser son CRM sans créer une usine à gaz ?
Construire progressivement les automatisations autour des besoins réels de l’équipe.
Analyse
Pourquoi automatiser un mauvais processus ne résout rien
Comprendre pourquoi la structuration doit précéder l’automatisation.
Checklist
Quelles étapes de votre processus commercial mérite-t-il d’automatiser ?
Repérez les tâches répétitives et les points de rupture de votre suivi.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
L’automatisation commerciale consiste à faire exécuter automatiquement certaines tâches prévisibles liées au traitement et au suivi des opportunités : création de tâches, notifications, mise à jour d’informations ou déclenchement de certaines actions.